电子签名
概念
电子签名是指在数据电文中，以电子形式所含、所附或逻辑上与数据电文有联系的数据，和与数据电文有关系的任何方法，它可用于鉴别与数据电文有关的签字持有人和表明此人认可数据电文所含信息。它类似于手写签名或印章，也可以说它就是电子印章。
基本功能
（1）识别签名人
（2）表明签名人对内容的认可
电子签名的实现方法
目前，可以通过多种技术手段实现电子签名，在确认了签署者的确切身份后，人们可以用多种不同的方法签署一份电子记录。方法有：基于PKI的公钥密码技术的数字签名；以生物特征统计学为基础的识别标识；手印、声音印记或视网膜扫描的识别；一个让收件人能识别发件人身份的密码代号、密码或个人识别码PIN；基于量子力学的计算机等等。但比较成熟的、使用方便具有可操作性的、在世界先进国家和我国普遍使用的电子签名技术，还是基于PKI（Public Key Infrastructure）的数字签名技术。下面对这几种技术做一简单介绍。
电子签名的软件应实现的功能
文档电子签名软件是一种电子盖章和文档安全系统，可以实现电子盖章(即数字签名)、文档加密、签名者身份验证等多项功能。对于签名者的身份确认、文档内容的完整性和签名不可抵赖性等问题的解决具有重要作用。
使用数字证书对Word文档进行数字签名，保证签名者的签名信息和被签名的文档不被非法篡改。签名者可以在签名时对文档签署意见，数字签名同样可以保证此意见不被篡改。软件应嵌入Word环境，集成为应用组件，使用简便，界面友善。操作生成的数字签名和意见以对象方式嵌入Word文档，直观明了。
软件还应支持多人多次签名，每个签名可以在文档中的任意位置生成，完全由签名者控制。软件避免采用宏技术，从而避免因用户禁用宏而导致软件失效。数字签名使用的数字证书可以存储在智能卡和USB电子令牌之类的硬件设备中，这些存储介质自身有安全性高、携带方便等特点，进一步提高了系统的安全性。
在企业中，对于往来的需审批的重要文档，必须保持其安全、有效，并要求留下审批者的意见及签名，如果采用传统的方法如传真，势必造成大量的扫描文件需要存储，且不好管理，而电子签名在安全体系的保证下，将为文档管理的效率带来显著的提高。由此看来，采用先进的IT技术，能推动我们的办公无纸化进一步的向前发展。